El proceso de implementación de un software sanitario ha ido variando a lo largo del tiempo. El software médico en cloud ha hecho que los despliegues sean más sencillos y los avances en el desarrollo de código permiten más flexibilidad ante los retos que suponen los procesos de implementación de un programa de gestión médica en un centro sanitario. Sin embargo, los procesos de implantación de software en general y sanitario en particular siguen teniendo una alta tasa de fracaso, bien porque se abandona la implantación, bien porque la clínica u hospital no utiliza todas las funcionalidades contratadas.
Y como desde este blog queremos que la próxima implantación de un software de gestión médica en tu clínica, centro médico u hospital sea un éxito, te ofrecemos unas recomendaciones básicas que necesitas conocer.
1.- Involucra a las personas
Nadie mejor que tu equipo médico conoce sus necesidades. Antes de elegir una historia clínica concreta, un sistema de gestión y facturación o simplemente una gestión de agendas, es necesario que consultes con tus médicos, enfermeras y el resto del personal sanitario sobre cuáles son sus necesidades antes de comenzar cualquier implantación de software.
2.- Busca fuentes de información adecuadas
Actualmente por internet se puede buscar cualquier información, incluida la información relativa a software para clínicas, hospitales o centros médicos. Sin embargo, es muy difícil detallar todas las funcionalidades que debe cumplir un programa médico en una página web o unos anuncios. Hay que tener en cuenta que cada empresa intenta destacar alguna parte de su funcionalidad que la diferencia del resto. Incluso aunque leamos un documento con comparativas de cuáles es el mejor software, puede que este estudio no sea objetivo e independiente.
Te proponemos como fuente de información más fiable que hables con otras clínicas, hospitales o centros médicos sobre el programa de gestión médica que tienen, las funcionalidades que les aporta y cómo fue el proceso de implementación.
3.- Compara al menos tres alternativas en profundidad
Cada programa de gestión médica es diferente, así como cada centro médico, clínica u hospital también lo es. Busca varias opciones, pide que te hagan demostraciones del programa médico. Pide a tu equipo de profesionales sanitarios que asistan a las reuniones de demostración de los programas de gestión médica y que consulten todas sus dudas. No dejes de ir a visitar y ver con detalle el programa en otras clínicas, centros médicos y hospitales.
4.- Software de gestión médica + experiencia de las personas = éxito de implementación
No te fijes solo en las funcionalidades del software médico, en los procesos de implantación es casi más importante la experiencia de las personas que trabajarán en la implementación del programa de gestión médica. Analiza cómo te presentan el software clínico y qué conocimientos tienen del funcionamiento de una clínica u hospital. Si el personal de implementación entiende los procesos que suceden diariamente en tu centro de salud, tendrás gran parte del proceso de implantación asegurado.
5.- Forma un equipo jerárquico en tu centro de salud
Una implementación de un programa médico es algo que afecta a toda tu clínica, centro médico u hospital. Debes organizar a tu personal para que cada uno se responsabilice de tener las funcionalidades necesarias para el correcto funcionamiento de cada área. No es suficiente con que solicites un equipo implantador al proveedor del software médico. Debes ofrecer al proveedor una estructura jerarquizada para que el equipo de implementación del software médico sepa con quien hablar en cada momento sobre cada funcionalidad.
6.- Cada cosa a su tiempo
Toda implantación de un programa de gestión clínica lleva su tiempo, sea una clínica u hospital. La implantación del software médico afecta a todas las áreas del centro de salud y todas están interconectadas. Es fundamental que se tengan claras las prioridades de implementación. No sólo a nivel de áreas. Podemos percibir que facturación será una de las áreas a las que se le debe dedica una atención prioritaria. Nos referimos sobre todo a cosas que nos son imprescindibles e incluso a veces no son grandes temas, pero que si no se hacen concesiones para retrasarlos pueden lastrar todo el proyecto de implementación del software médico.
Cualquier implementación necesita su tiempo, la correcta elección del software sanitario, la experiencia del equipo implantador, la adecuada elección del equipo del centro médico, la planificación, el seguimiento por hitos y la paciencia son algunas de las claves del éxito.
Por Rocío Rodríguez
